Udfordringen

Girl Scouts of Japan er en landsdækkende organisation, som består af 47 lokalafdelinger og over 40.000 medlemmer. De er medlem af World Association of Girl Guides and Girl Scouts, som er den største frivillige bevægelse med fokus på piger og unge kvinder. Pigespejderorganisationen støtter og selvstændiggør piger og unge kvinder, så de kan nå deres fulde potentiale gennem uformel undervisning.

Som landsdækkende organisation havde Girl Scouts of Japan udfordringer i forhold til at opretholde tydelig kommunikation mellem medlemmer. Med mange grupper og medlemmer i forskellige aldre havde de brug for et effektivt og sikkert virksomhedssystem, som kunne sikre, at alle grupper var på samme bølgelængde, og at personlige oplysninger om mindreårige blev beskyttet. Som paraplyorganisation for lokale afdelinger indeholder deres system personlige oplysninger om pigerne og de unge kvinder i hver trop og afdeling og om de voksne spejderledere. Organisationen har afdelinger i hele landet, så det er vigtigt at overvåge og evaluere, hvor effektive deres aktiviteter er. Ledere og lokale afdelinger rapporterer tilbage til Girl Scouts of Japan om fremmøde, begivenheders hyppighed og andre metrics, der er med til at danne et overblik, så de kan sikre, at organisationen er så effektiv, som den kan være. Organisationen havde begrænsede midler og ledte efter en løsning, som de nemt kunne implementere i hele landet på tværs af mange forskellige afdelinger.

Historie

Med en "pigespejderånd", hvor man frygtløst giver sig i kast med nye ting, har Girl Scouts of Japan integreret produkterne i Google til nonprofitorganisationer på en måde, der øger effektiviteten i deres mange lokale afdelinger og grupper. Først brugte de Google Workspace til at koordinere virksomhedsaktiviteter på tværs af deres lokale afdelinger. Ved at integrere formularer på deres website kan de nu levere e-læringsprogrammer til pigespejderne via Google Analyse. E-læringsprogrammer har givet mulighed for, at flere medlemmer kan tilegne sig viden om pigespejderaktiviteter og udvikle deres ledelsesevner. Selvom pigespejderprogrammet har eksisteret i over hundrede år, har Girl Scouts of Japan moderniseret deres arbejde ved at anvende spørgeskemaer i Google Analyse til at hjælpe piger og unge kvinder med at tilegne sig ny viden, nye færdigheder og duelighedstegn fra lokale afdelinger rundt omkring i landet.

Medarbejderne hos Girl Scouts of Japan har forskellige grader af teknisk viden, og produkter som Analyse og Sheets giver dem mulighed for nemt at dele oplysninger og få dataoversigter uden at skulle give manuelt input. Da de er en paraplyorganisation for lokale afdelinger, giver Google Workspace mulighed for kun at dele dokumenter med brugere, som skal have adgang til lokale afdelinger, så personlige oplysninger beskyttes bedre. Filer kan nu deles på tværs af lokale afdelinger, så hver trop kan dele optimale løsninger, teambuildingaktiviteter og andre aktiviteter, der fremmer deres arbejde. På grund af Googles privatlivsindstillinger i Gmail er organisationens tidligere bekymringer omkring spam, malware og andre sikkerhedsproblemer blevet reduceret. Ved at oprette websites med Google Sites kan forskellige lokale afdelinger og medlemmer få adgang til relevante oplysninger som f.eks. undervisning og håndbøger til spejderledere. Dette giver mulighed for opdateringer i realtid og hurtig deling af oplysninger mellem lokale afdelinger og medlemmer med tilknytning til Girl Scouts of Japan.

Produkterne i Google til nonprofitorganisationer har ikke kun forbedret de interne virksomhedsprocesser. Girl Scouts of Japan har også for nylig gjort brug af Google til nonprofitorganisationer til opsøgende arbejde og kommunikation. Med Ad Grants og YouTube skaber de aktivt en tilstedeværelse på nettet i forsøget på at tiltrække nye medlemmer og dele det fantastiske arbejde og de spændende begivenheder, der afholdes i hver af deres afdelinger. Organisationens YouTube-videoer er med til at illustrere den indsats, der gøres for at selvstændiggøre piger og unge kvinder. I videoerne kan brugerne f.eks. se teambuildingaktiviteter, sange og lokale sommerlejre.

Med henblik på at dele oplysninger og skaffe flere deltagere til organisationens begivenheder bruger de Google Maps til at få interesserede piger og unge kvinder, der ikke allerede er medlemmer, til nemt at finde begivenheder for pigespejdere i hele Japan. De bruger også Google Maps APIs, der er tilgængelige via Earth Outreach-programmet, til at give nuværende og potentielle medlemmer et globalt overblik over organisationens aktiviteter. Ved at kombinere Google Maps APIs og YouTube lavede de en virtuel rundtur på fem af pigespejdernes lokaliteter rundt omkring i verden. Det giver et globalt perspektiv og får medlemmerne til at føle sig som en del af et større, verdensomspændende fællesskab.

Værktøjerne i Google til nonprofitorganisationer hjælper ikke kun Girl Scouts of Japans programmer med at forblive organiserede og effektive, men også med at visualisere organisations vigtige arbejde for at engagere og selvstændiggøre piger og unge kvinder.

Rumiko Meguro, GSJ-hovedkontoret, PR- og fundraisingteamet

Effekt

Som en stor landsdækkende organisation har det været vigtigt at skalere deres indsats. Deres e-læringsprogram – med indhold, der udvælges på baggrund af en formular i Google Analyse – gav mere end 7.000 medlemmer mulighed for at blive oplært i alt fra viden om, hvad pigespejdere laver, til generelle livsfærdigheder. Fra et økonomisk synspunkt har Google Workspace givet mulighed for at implementere sikkerhedssystemer af højere kvalitet, som nemt kan implementeres flere forskellige steder.

Ved hjælp af Google Workspace er organisationen blevet betydeligt mere effektiv. Tidligere var det kun nogle af medarbejderne, som brugte Google-produkter til visse opgaver, da Google Workspace på daværende tidspunkt endnu ikke var installeret i hele organisationen. Derfor var de nødt til at have flere forskellige mailkonti, hvilket udgjorde en potentiel sikkerhedsrisiko. Efter organisationen migrerede til Google Workspace, havde hver medarbejder kun én konto, som de brugte til alle organisationens formål, og som de kunne få adgang til, uanset hvor de var. På denne måde forsvandt risikoen for at miste en medarbejders dokumenter, hvis vedkommende forlod organisationen. Google Workspace giver organisationen mulighed for at administrere sine interne brugere, så der hurtigt og effektivt kan foretages relevante personaleopdateringer. Tidligere skulle den medarbejder, der var ansvarlig for organisationens informations- og kommunikationsteknologi, anmode om at foretage kontoændringer, f.eks. tilføjelse af nye medlemmer eller sletning af tidligere medarbejderes konti, ved at udfylde et regneark og sende anmodningen til den eksterne leverandør. Med skiftet til Google Workspace spares der tid på at administrere og vedligeholde, hvilket gør det muligt for organisationen at fokusere på sit egentlige formål og nå ud til flere piger og unge kvinder.

Værktøjerne i Google til nonprofitorganisationer har også øget synligheden af deres organisation og deres bestræbelser på at støtte op omkring piger og unge kvinder og deres udvikling. Tidligere var deres begivenheder angivet på en liste på websitet. Listen var lang, så det var tidskrævende for deltagerne at finde de relevante begivenheder. Med Google Maps kunne de integrere et kort på deres website og opdatere det med begivenheder i realtid. For at hjælpe personer med en interesse i organisationen for pigespejdere er hver begivenhed farvekodet efter måned eller tema (f.eks. "Girl Scouts Day"), så det er nemt for personerne at finde lokale begivenheder, de kan deltage i. Ved at integrere begivenheder på Google Maps så de er nemme at finde, har de fået flere deltagere til begivenhederne, og de får nu 18.000 flere visninger af begivenhedsoplysningerne. Potentielle medlemmer behøver ikke længere at spilde tid på at søge efter et spejdermøde i nærheden, men kan i stedet bare kigge på kortet og skabe kontakt med det samme.

For Girl Scouts of Japan er det yderst vigtigt at skabe opmærksomhed om deres indsats og visualisere den indvirkning, som de har for piger og unge kvinder. Ad Grants har forbedret organisationens synlighed på nettet, hvilket har genereret over 3.000 månedlige besøgende på deres website, hvilket svarer til en forøgelse af besøgstallet på 500 % på kun to måneder. I forbindelse med globale kampagner som f.eks. "Stop the Violence" lavede de annoncer, som opfordrede til ligestilling mellem kønnene og beskyttelse mod vold, hvilket havde til formål at skabte opmærksomhed om deres sag og give kampagnen en prominent rolle i den japanske mediedækning. Derudover indeholder deres YouTube-kanal en playliste med pigespejdere, der leger klappelegen "I'll Think of You", skrevet af Kurt Schneider, som en teambuildingaktivitet. Mange lokale afdelinger og grupper har lavet en video. Indtil videre er der 43 bidrag. Disse videoer bruges til at vise eksempler på aktiviteter, som pigespejdere laver, og skaffe potentielle nye medlemmer til websitet via kort og annoteringer. Nogle af videoerne er blevet vist mere end 20.000 gange, og YouTube har været en drivkraft i synliggørelsen af det arbejde, som organisationen udfører for at støtte og selvstændiggøre piger og unge kvinder.

Girl Scouts of Japan har en lang række programmer – fra et selvtillidsprogram, der er udviklet i samarbejde med WAGGGS og DOVE, til en Stop the Violence-kampagne, der har til formål at mindske vold mod kvinder, til forskellige lejre og begivenheder rundt omkring i landet. Værktøjerne i Google til nonprofitorganisationer hjælper ikke kun med at organisere og effektivisere disse programmer, men også med at visualisere organisationens vigtige arbejde for at engagere og selvstændiggøre piger og unge kvinder.